Chọn đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong thiết kế và thi công gian hàng triển lãm, vì họ sẽ có kiến thức sâu rộng và quy trình làm việc chuyên nghiệp.

Đơn vị thiết kế thi công gian hàng triển lãm cần cam kết thực hiện dự án trong phạm vi ngân sách mà bạn đã đề ra, đồng thời đảm bảo chất lượng của sản phẩm.

Đơn vị thiết kế cần cam kết thời gian hoàn thành từ giai đoạn thiết kế đến thi công và bàn giao, đảm bảo bạn có đủ thời gian để chuẩn bị cho sự kiện.

Trước khi ký kết hợp đồng, hãy đảm bảo rằng mọi điều khoản được ghi rõ ràng, bao gồm phạm vi công việc, thời gian thực hiện, chi phí và các điều khoản thanh toán. Một hợp đồng minh bạch giúp tránh những hiểu lầm và tranh chấp sau này.
Bên cạnh đó, cần chọn đơn vị có chính sách bảo hành rõ ràng và sẵn sàng cung cấp dịch vụ hỗ trợ sau khi sự kiện kết thúc. Điều này giúp bạn yên tâm hơn về chất lượng và độ bền của gian hàng triển lãm, cũng như hỗ trợ trong việc bảo trì hoặc sửa chữa khi cần thiết.

Thực tế là minh chứng rõ ràng nhất về năng lực của một đơn vị thiết kế thi công gian hàng triển lãm. Hãy yêu cầu đơn vị cung cấp thông tin về các công trình đã thực hiện, tốt nhất là các công trình tương tự với yêu cầu của bạn.
Khi xem xét các công trình thực tế, hãy chú ý đến độ hoàn thiện, tính thẩm mỹ và sự sáng tạo trong từng thiết kế. Điều này giúp bạn có cái nhìn chính xác về khả năng thi công gian hàng và đáp ứng yêu cầu của đơn vị.

Tiến độ chuẩn thi công và bàn giao gian hàng thiết kế gồm các bước chính: chuẩn bị trước thi công gian(phê duyệt thiết kế, chuẩn bị vật liệu), thi công gian hàng triển lãm (dựng khung, lắp đặt hệ thống điện, trang trí nội thất), kiểm tra và bàn giao gian hàng, hỗ trợ trong suốt triển lãm, tháo dỡ sau triển lãm và cuối cùng là thanh lý hợp đồng và đánh giá dự án. Mỗi giai đoạn đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc nhằm đạt kết quả tốt nhất

Mỗi gian hàng triển lãm đều có mục tiêu riêng và để đạt được thành công, cần phải hiểu rõ thông điệp mà thương hiệu muốn truyền tải. Trước khi bắt tay vào thiết kế thi công gian hàng hội chợ, việc nắm vững chiến lược truyền thông sẽ giúp định hướng cho toàn bộ quá trình thi công. Gian hàng thiết kế phải phản ánh được giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, mang đến một trải nghiệm đồng nhất từ màu sắc, biểu tượng cho đến thông tin hiển thị.

Ấn tượng ban đầu là yếu tố không thể thiếu để thu hút khách tham quan. Việc sử dụng ánh sáng sáng tạo, màu sắc nổi bật và sắp xếp không gian hợp lý sẽ giúp gian hàng triển lãm của bạn dễ dàng được nhận diện từ xa. Một gian hàng đẹp, nổi bật không chỉ thu hút khách hàng mà còn tạo nên sự tò mò, khơi gợi nhu cầu tìm hiểu sâu hơn về sản phẩm, dịch vụ.

Đồ họa và hình ảnh là công cụ mạnh mẽ giúp truyền tải thông điệp một cách trực quan. Gian hàng triển lãm nên sử dụng hình ảnh sắc nét, biểu đồ bắt mắt và video sinh động để thu hút ánh nhìn từ khách tham quan. Hãy đảm bảo rằng mọi yếu tố đồ họa đều phản ánh đúng sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp, đồng thời giúp khách hàng dễ dàng tiếp cận thông tin một cách nhanh chóng.

Để tạo dấu ấn mạnh mẽ, một điểm nhấn độc đáo trong thiết kế gian hàng hội chợ là điều cần thiết. Có thể là một mô hình sản phẩm đặc biệt, một khu vực trải nghiệm thực tế, hoặc các thiết bị công nghệ tương tác với khách hàng. Những yếu tố này không chỉ khiến gian hàng triển lãm nổi bật hơn mà còn giữ chân khách hàng lâu hơn, tạo điều kiện để doanh nghiệp trình bày sản phẩm một cách chi tiết.

Không chỉ là nơi trưng bày sản phẩm, gian hàng triển lãm còn phải đóng vai trò như một cầu nối giữa doanh nghiệp và khách hàng. Việc bố trí bàn tư vấn, khu vực trò chuyện riêng tư hoặc các hoạt động tương tác sẽ giúp gia tăng khả năng trao đổi thông tin, tư vấn và chốt giao dịch ngay tại triển lãm. Hãy chú trọng đến không gian này để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Với máy móc có kích thước lớn, việc sử dụng vật liệu và kết cấu chắc chắn là rất quan trọng trong quá trình thi công gian hàng. Chọn vật liệu bền và chịu lực tốt để đảm bảo gian hàng thiết kế có thể hỗ trợ trọng lượng của máy móc mà không bị hư hại. Kết cấu của thiết kế gian hàng triển lãm cũng cần được đảm bảo vững chắc, bao gồm các cấu kiện và giá đỡ có khả năng chịu lực, đảm bảo sự ổn định và an toàn trong suốt thời gian triển lãm.

Thiết kế thi công gian hàng triển lãm cần đảm bảo máy móc được trưng bày rõ ràng từ nhiều góc độ khác nhau. Cung cấp thông tin chi tiết như bảng mô tả và hình ảnh để khách tham quan dễ dàng tìm hiểu về sản phẩm. Đồng thời, tạo không gian cho các hoạt động tương tác như tư vấn trực tiếp và trình diễn sản phẩm giúp nâng cao trải nghiệm của khách hàng và tạo cơ hội để giải đáp các câu hỏi.

Thi công gian hàng triển lãm máy móc cần tuân thủ các quy định an toàn để đảm bảo sự an toàn cho cả khách tham quan và nhân viên. Các biện pháp bảo vệ cần được triển khai để tránh tai nạn và sự cố. Đồng thời, thiết kế thi công gian hàng triển lãm cần đảm bảo tính tiện lợi trong việc vận hành và bảo trì máy móc, với các kết nối điện và hệ thống chiếu sáng phù hợp.

Để gian hàng trưng bày máy móc lớn thật sự nổi bật, thiết kế thi công gian hàng triển lãm cần phải kết hợp yếu tố thẩm mỹ và sáng tạo. Sử dụng ánh sáng hợp lý để làm nổi bật máy móc và các điểm nhấn của gian hàng thiết kế. Trang trí thêm các yếu tố như banner và logo sẽ giúp tạo sự thu hút và làm nổi bật thương hiệu, đồng thời thu hút sự chú ý từ xa trong các hội chợ triển lãm.

Khi thiết kế thi công gian hàng trưng bày máy móc lớn, việc bố trí không gian hợp lý là rất quan trọng. Cần đảm bảo diện tích gian hàng thiết kế đủ rộng để chứa các thiết bị lớn và cho phép khách tham quan tiếp cận dễ dàng. Đặc biệt, các khu vực xung quanh máy móc cần được sắp xếp sao cho khách có thể quan sát và trải nghiệm sản phẩm mà không gặp trở ngại. Lối đi phải rộng rãi và không gây cản trở, giúp khách tham quan di chuyển thoải mái trong gian hàng triển lãm.

Chi phí thuê gian hàng thiết kế phụ thuộc vào quy mô, loại hình hội chợ triển lãm, diện tích gian hàng. Hội chợ quốc tế và sự kiện chuyên ngành thường đắt hơn. Các cuộc triển lãm tổ chức ở SECC TP HCM và ICE Hả Nộ thường có giá cao hơn ở các địa điểm khác. Chính sách và mức giá của mỗi đơn vị tổ chức cũng khác nhau, tác động đến chi phí cuối cùng.

Có 2 loại chi phí điện :
• Chi phí điện thi công Mỗi gian hàng dàn dựng cần đóng phí để có 1 nguồn điện công suất 15 ampe để thi công , sử dụng để cắm các thiết bị thi công như các loại súng bắn đinh…
• Chi phí điện sử dụng: Chi phí tiêu thụ điện năng là một chi phí lớn của gian hàng tại các hội chợ, triển lãm. Mức chi phí này phụ thuộc vào loại và công suất thiết bị sử dụng, thời gian và số ngày sử dụng, mức giá điện do hội chợ quy định và hiệu suất của thiết bị.
Quản lý hiệu quả nguồn điện giúp doanh nghiệp vừa tối ưu được ánh sáng và chi phí bỏ ra. Để có được mức chi phí chính xác thì khách hàng cần tham khảo cẩm nang hướng dẫn doanh nghiệp đăng ký tham gia triển lãm hoặc nhờ đơn vị thiết kế thi công gian hàng triển lãm tư vấn để có mức dư trù tài chính chuẩn xác khoảng hơn trăm m2 thì mức ký quỹ lên tới hàng trăm triệu. Để tránh bị đọng vốn doanh nghiệp nên làm việc với các đơn vị thiết kế và thi công chuyên nghiệp để họ lo đóng khoản phí này.  Đây là chi phí của tòa nhà tính đối với các gian hàng đất trống, dàn dựng gian hàng đặc biệt. Họ cắt cử bảo vệ đi quản lý các đơn vị thi công xem có gây hư hại đến tài sản của tòa nhà không, có nguy cơ cháy nổ không, có gây bụi bặm ô nhiễm không. Họ tính phí quản lý khoảng 120.000đ/m2. Nếu gian hàng triển lãm có diện tích càng lớn thì phí quản lý càng cao. 

Các chi phí khác bao gồm chi phí thẻ thi công và chi phí đường dây hơi. Số lượng thẻ thi công cần thiết sẽ phụ thuộc vào diện tích gian hàng, với chi phí khoảng 110.000đ/ hẻ. Ngoài ra, tòa nhà yêu cầu các đơn vị thi công sử dụng hệ thống hơi cung cấp sẵn, với chi phí là 2.300.000đ /1gian hàng.

Đây là chi phí rất lớn trong tổng chi phí. Chi phí này phụ thuộc vào quy mô, mức độ yêu cầu cao hay thấp, gian hàng triển lãm nhiều chi tiết hay ít chi tiết. Các hạng mục thiết kế và thi công bao gồm: sàn nâng trải thảm, vách trang trí, trán trang trí, tủ kệ trưng bày, quầy lễ tân, đèn chiếu sáng, logo, hình ảnh đồ họa, bàn ghế cho thuê, tivi cho thuê, cây cảnh cho thuê... 

Đây là một khoản tiền mà doanh nghiệp thuê gian hàng đất trống và dàn dựng gian hàng cần đặt cọc cho tòa nhà. Phí này không áp dụng đối với các gian hàng tiêu chuẩn. Khoản tiền này sẽ được hoàn trả 100% sau triển lãm nếu các doanh nghiệp không gây ảnh hưởng đến việc hư hỏng tài sản của tòa nhà trong quá trình thi công và quảng bá sản phẩm. Mục đích của ký quỹ là đảm bảo tòa nhà có tài chính để xử phạt các doanh nghiệp nếu họ gây hư hại đến tòa nhà trong quá trình thi công và quảng bá sản phẩm. 

Chi phí nhân công là một trong những khoản chi phí đáng kể khi tham gia hội chợ, triển lãm. Đây là chi phí dành cho việc trả lương, các khoản phụ cấp và các chế độ phúc lợi cho đội ngũ nhân viên làm việc tại gian hàng. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí nhân công bao gồm số lượng nhân viên cần thiết, quy mô gian hàng triển lãm, số lượng sản phẩm trưng bày và lượng khách hàng dự kiến. Thời gian làm việc, chức danh và kinh nghiệm của nhân viên cũng góp phần ảnh hưởng đến chi phí này, với các khoản phụ cấp và chế độ phúc lợi như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các khoản thưởng.

Chi phí marketing và quảng cáo tại hội chợ bao gồm in ấn tài liệu, quà tặng cho khách hàng, quảng cáo trực tiếp và marketing online. Chi phí vận chuyển và bảo hiểm liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa và bảo hiểm cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển và trưng bày. Chi phí ăn uống và lưu trú bao gồm chi phí ăn uống và thuê khách sạn cho nhân viên. Các chi phí phát sinh khác có thể bao gồm phí cấp phép, phí xử lý rác thải, chi phí sửa chữa khẩn cấp và chi phí tham gia các sự kiện bên lề.