Các Loại Chi Phí Khi Tham Gia Triển Lãm

Tham gia tổ chức triển lãm là một cơ hội tuyệt vời để doanh nghiệp quảng bá thương hiệu, giới thiệu sản phẩm và mở rộng mạng lưới khách hàng. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt tài chính. Các loại chi phí tổ chức triển lãm rất đa dạng và cần được tính toán cẩn thận để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công.

Dự trù kinh phí là bước quan trọng để đảm bảo sự kiện triển lãm thành công

Các loại chi phí khi tham gia hội chợ triển lãm

Để có một gian hàng ấn tượng và đạt được hiệu quả cao, doanh nghiệp cần phải cân nhắc đến nhiều loại chi phí khác nhau. Dưới đây là một số chi phí tổ chức triển lãm chính mà bạn cần lưu ý:

Chi phí nộp cho ban tổ chức hội chợ triển lãm

Có các loại chi phí phải nộp cho ban tổ chức triển lãm như sau:

Chi phí thuê gian hàng hội chợ

Chi phí gian hàng hội chợ phụ thuộc vào quy mô, loại hình hội chợ, vị trí, diện tích gian hàng và thời gian tham gia. Hội chợ quốc tế và sự kiện chuyên ngành thường đắt hơn, vị trí trung tâm hoặc mặt tiền cũng có giá cao hơn. Diện tích và thời gian tham gia lớn hơn sẽ làm tăng chi phí. Các dịch vụ kèm theo như thiết kế, thi công, trang trí, thuê thiết bị và nhân sự cũng ảnh hưởng đến tổng chi phí. Chính sách và mức giá của mỗi đơn vị tổ chức có thể khác nhau, tác động đến chi phí cuối cùng.

Chi phí thuê gian hàng tại hội chợ phụ thuộc vào nhiều yếu tố

Chi phí điện thi công gian hàng

Mỗi gian hàng dàn dựng cần đóng phí để có 1  nguồn điện công suất 15 ampe để cắm các thiết bị thi công như các loại súng bắn đinh…3. Chi phí điện sử dụng của gian hàng

Chi phí tiêu thụ điện năng là một chi phí lớn của gian hàng tại các hội chợ, triển lãm. Mức chi phí này phụ thuộc vào loại và công suất thiết bị sử dụng, thời gian và số ngày sử dụng, mức giá điện do hội chợ quy định và hiệu suất của thiết bị. Quản lý hiệu quả nguồn điện giúp doanh nghiệp vừa tối ưu được ánh sáng và chi phí bỏ ra.

Chi phí tiêu thụ điện năng gian hàng

Chi phí nộp cho tòa nhà diễn ra triển lãm

Chi phí nộp cho tòa nhà diễn ra triển lãm là một phần quan trọng trong tổng chi phí tham gia một sự kiện triển lãm.

Ký quỹ cho gian hàng

Ký quỹ cho gian hàng là một khoản tiền mà doanh nghiệp thuê giạn hàng  đất trống và dàn dựng gian hàng  cần đặt cọc cho tòa nhà. Phí này không áp dụng đối với các gian hàng tiêu chuẩn. Khoản tiền này sẽ được hoàn trả 100% sau triển lãm nếu các doanh nghiệp không gây ảnh hưởng đến việc hư hỏng tài sản của tòa nhà trong quá trình thi công và quảng bá sản phẩm. Mục đích của  ký quỹ là đảm bảo tòa nhà có tài chính để xử phạt các doanh nghiệp nếu họ gây hư hại đến tòa nhà trong quá trình thi công và quảng bá sản phẩm. Mức ký quỹ có thể thay đổi tùy thuộc vào diện tích gian hàng,.

Phí ký quỹ cho gian hàng 

Chi phí quản lý gian hàng

Đây là chi phí của tòa nhà tính đối với các gian hàng đất trống, dàn dựng gian hàng đặc biệt. Họ cắt cử bảo vệ đi quản lý các đơn vị thi công xem có gây hư hại đến tài sản của tòa nhà không, có nguy cơ cháy nổ không, có gây bụi bặm ô nhiễm không. Họ tính phí quản lý khoảng 120.000đ/m2. Nếu gian hàng có diện tích càng lớn thì phí quản lý càng cao

Chi phí quản lý gian hàng

Chi phí thẻ thi công và đường dây hơi

Các chi phí khác bao gồm chi phí thẻ thi công và chi phí đường dây hơi. Số lượng thẻ thi công cần thiết sẽ phụ thuộc vào diện tích gian hàng, với chi phí khoảng 110.000đ mỗi thẻ. Ngoài ra, tòa nhà yêu cầu các đơn vị thi công sử dụng hệ thống hơi cung cấp sẵn, với chi phí là 2.300.000đ cho mỗi gian hàng.

Xem thêm>> Quy Trình Thiết Kế Gian Hàng Triển Lãm Chuyên Nghiệp

Chi phí thiết kế và  thi công gian hàng

Đây là chi phí rất lớn trong tổng chi phí

Chi phí này phụ thuộc vào quy mô, mức độ yêu cầu cao hay thấp, gian hàng nhiều chi tiết hay ít chi tiết

Các hạng mục thiết kế và thi công bao gồm: sàn nâng trải thảm, vách trang trí, trán trang trí, tủ kệ trưng bày, quầy lễ tân, đèn chiếu sáng, logo, hình ảnh đồ họa, bàn ghế cho thuê, tivi cho thuê, cây cảnh cho thuê

Chi phí cho các hoạt động của doanh nghiệp

Khi một doanh nghiệp quyết định tổ chức triển lãm, sẽ có rất nhiều chi phí phát sinh liên quan đến các hoạt động khác nhau. Dưới đây là một số chi phí chính mà bạn cần cân nhắc:

Chi phí nhân công

Chi phí nhân công là một trong những khoản chi phí đáng kể khi tham gia hội chợ, triển lãm. Đây là chi phí dành cho việc trả lương, các khoản phụ cấp và các chế độ phúc lợi cho đội ngũ nhân viên làm việc tại gian hàng.

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí nhân công bao gồm số lượng nhân viên cần thiết, quy mô gian hàng, số lượng sản phẩm trưng bày và lượng khách hàng dự kiến. Thời gian làm việc, chức danh và kinh nghiệm của nhân viên cũng góp phần ảnh hưởng đến chi phí này, với các khoản phụ cấp và chế độ phúc lợi như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các khoản thưởng.

Chi phí nhân công

Chi phí hoạt động cho gian hàng

Các chi phí khác

Chi phí marketing và quảng cáo tại hội chợ bao gồm in ấn tài liệu, quà tặng cho khách hàng, quảng cáo trực tiếp và marketing online. Chi phí vận chuyển và bảo hiểm liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa và bảo hiểm cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển và trưng bày.

Chi phí ăn uống và lưu trú bao gồm chi phí ăn uống và thuê khách sạn cho nhân viên. Các chi phí phát sinh khác có thể bao gồm phí cấp phép, phí xử lý rác thải, chi phí sửa chữa khẩn cấp và chi phí tham gia các sự kiện bên lề.

Xem thêm>> Kinh Nghiệm Thiết Kế Gian Hàng Triển Lãm Ấn Tượng

Cách lập bảng dự trù kinh phí khi tham gia hội chợ triển lãm

Lập bảng dự trù chi phí tổ chức triển lãm là bước quan trọng giúp kiểm soát ngân sách và đảm bảo sự kiện thành công. Quá trình này bao gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu và quy mô tham gia

• Xác định mục tiêu cần đạt được.
• Quy mô gian hàng, bao gồm diện tích, vị trí và thiết kế.

Bước 2: Liệt kê các hạng mục chi phí

• Chi phí cố định: Thuê gian hàng, thiết kế, phí đăng ký.
• Chi phí biến động: Nhân sự, vật tư, điện nước, vận chuyển, marketing, lưu trú, bảo hiểm, chi phí phát sinh.

Bước 3: Ước tính chi phí cho từng hạng mục

• Thu thập thông tin từ ban tổ chức hội chợ và nhà cung cấp dịch vụ.
• So sánh giá cả từ nhiều nguồn.
• Dự trù một khoản chi phí dự phòng để ứng phó với các tình huống không lường trước.

Hướng dẫn lập bảng dự trù kinh phí khi tham gia hội chợ triển lãm

Mẫu bảng dự trù chi tiết:

Hạng mục chi phí	Số lượng/Diện tích	Đơn giá	Thành tiền	Ghi chú
Thuê gian hàng	...m2	...VNĐ/m2	...VNĐ
Thiết kế gian hàng	...	...VNĐ	...VNĐ
...	...	...	...	...
Tổng chi phí dự kiến:			...VNĐ

Việc hiểu rõ và quản lý hiệu quả các loại chi phí tổ chức triển lãm không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa ngân sách mà còn đảm bảo sự thành công của sự kiện. Một kế hoạch tài chính chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những chi phí không mong muốn và đạt được các mục tiêu đề ra. Do đó, sự chuẩn bị kỹ lưỡng về chi phí là yếu tố then chốt để doanh nghiệp gặt hái được thành công trong các kỳ triển lãm.

Avicom là đơn vị thiết kế gian hàng hội chợ và triển lãm được đánh giá cao về tiêu chuẩn và chất lượng. Chúng tôi mang đến những thiết kế hiện đại, sử dụng hệ thống giàn truss tiên tiến, tạo nên sự hoành tráng và ấn tượng cho gian hàng của bạn. Đặc biệt, Avicom miễn phí thiết kế và đưa ra các phương án phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa chi phí. Với hệ thống ánh sáng đa dạng và trán cong nhỏ, chúng tôi tạo ra những gian hàng nổi bật mà không cần tốn kém nhiều cho quảng cáo. 

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ TRUYỀN THÔNG AVICOM

• Trụ sở chính tại Hà Nội:

Nhà số 1, liền kề 11, Tổng cục 5, đường Tân Triều, xã Tân Triều, huyện Thanh Trì, Hà Nội

•  Chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh:

      P 2610 Block A4, chung cư Era Town Đức Khải, đường Nguyễn Lương Bằng, phường Tân Phú, Q7, TP Hồ Chí Minh

• 0903.436.887
• 0963.159.151
• quangavicom@gmail.com
• Website: avicom.vn